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星期二, 4月 07, 2009

我的老闆真偏心

你總覺得上司對有些同事比較好,對你就是比較嚴厲、苛求較多?可別因此憤而離去,因為,這偏心大多是無心的!

主講-陶尊芷(匯豐銀行台灣區人力資源處資深副總裁)

我想先提一點:除了家族企業外,主管的偏心絕大多數都不是故意的。大部份都是因為每個人做事方法不同,而產生了「偏心」的問題。試想,做事按部就班的部屬遇上了強調速度的上司,或是工作細心的員工遇到了重視結果導向的主管,就容易有不受欣賞的結果產生。

工作方式不同的部屬容易讓主管「指正」,相較於與上司同步調的同事,被指正的員工就會感到主管偏心。一旦部屬感到主管偏心,就會影響部屬的工作士氣、無法抓住工作的標準或績效上的自我評量瞭解,甚至因而喪失了自信心,更讓主管無法欣賞,造成惡性循環。

為了避免因為「無意的偏心」造成員工與公司的傷害,我建議可以從部屬本身與企業組織兩個方向試著改進。

‧主動溝通雙方的期待

一旦部屬感到上司偏心時,請主動與主管溝通,但請注意:絕對不要針對主管的偏心與否作為溝通的主題,直言「我覺得你對某某比較偏心!」或說「你為什麼對某某比對我好?」等,這只會讓上司抗拒,甚至斥責一番。

我的建議是,在上司偏心之前,部屬就採取主動攻勢,把溝通的重點集中在上司對自己工作的期望,例如向主管請教:「請問您覺得我哪些地方可以再改進的?」或是「我總覺得自己的工作方式應該要加強,您的看法如何?」那麼,主管就會列舉出你的問題或是對你工作的期望與看法,提供你修正工作步調或流程的基礎看法。

請察顏觀色以投其所好。投其所好並不是要去拍主管馬屁,而是仔細觀察上司的做事方式與態度。若主管重視速度,那麼部屬就可以調整自己做事快速為先;若是遇到高標準的上司,那麼就以細心為重。再積極一些,除了部屬觀察主管,也可以讓主管試著瞭解你。

‧放眼未來,不與他人比較

如果以上兩種方式都無法改善主管偏心的問題,不要只因為老闆的偏心而任性離開,請放眼未來。也就是說,請衡量大環境,觀察這家公司是否成長的空間,畢竟這住主管不會永遠都是你的直屬老闆;也請思考,這位上司是否有值得學習的地方,最重要的是,千萬不要空手而走,更何況以相處或偏心的上司,有時反倒能訓練出你超強的適應能力。

身為部屬也要注意一件事:不要與他人比較。會覺得主管偏心,通常是因為自己與其他同事比較。我認為自己工作成長更重要,因此,不要浪費時間在比較上。

但不論是無心或有意的偏心,對公司發展與人才培養而言,影響至極。為了避免主管的偏心所造成的後果,組織應該建立一套公平公開的績效管理辦法。也就是說,訂定明確可評量的績效管理制度,讓主管與部屬彼此清楚工作績效評量標準,人為因素就能降到最低。

以HSBC的職能(competency)標準為例,我們會明確定義每個職能的行為,並且請主管與部屬共同明訂明年工作目標,在管理工作績效時,是比照員工自己本身是否達到工作目標為主。因此,主管個人主觀因素就不再是唯一的評量標準,部屬在乎的不再是上司偏心與否,而是自己的職能表現。

此外,我也建議公司採用「360度評量」,除了請員工自我評量,以及主管核評外,也邀請員工的部屬、同部門同事與跨部門的同事(peers)共同評估績效,作為發展員工職能的參考依據。如此一來,就有了客觀且全方位的績效評量,更重要的是,可以協助每位員工多元思考未來進步發展的目標。至於主管是否偏心,就不再那麼重要了。

聰明與高明

聰明是向外開拓,高明是往內尋求。
聰明是用頭腦思考,高明是用心去想。
聰明是用比例尺畫出精密的設計圖,高明是無所為而為的隨手塗鴉。
聰明是乾旱時的造雨機,淹水後的抽水機,高明是隨時隨地保持雲淡風輕。
聰明是在一杯咖啡裡變化出數種花樣,高明是從一盞清水中感覺出單純的甘甜。
聰明是天生的優勢,高明則靠後天的修養。

如果不夠聰明,沒關係,你至少可以把自己的靈魂鍛鍊得更高明。

是的,這裡就說到重點了:聰明的人可以折服別人,高明的人卻能擺平自己。

小時候,你曾經對別的小孩炫耀:看,我有你沒有。
你有的可能是一只風車,一個洋娃娃或一隻彩色筆。
長大後,你卻開始羨慕你的朋友:唉,他有我沒有。
別人有的可能是一份理想的工作,一樁受寵的感情或一種優渥的生活。

孩子氣的炫耀是天真,成人式的羨慕卻不免幼稚了。
其實你也有很多寶貴的東西是別人沒有的呀!
例如說,你可能有堅固的牙齒,當別人只能吃西瓜時,你卻能啃甘蔗;
你可能有修長手指,當別人只能吹口琴時,你卻能彈鋼琴。
也許當你羨慕著別人時,別人也在羨慕著你呢!

每個人都是這世界上獨一無二的存在,沒有誰比誰更幸運,也沒有誰比誰更尊貴。
人生在世,不過是跟著因緣走,而因緣向來是生滅無常的。
所以,擁有無須歡喜,因為擁有就代表了有失去的可能;
沒有也不必難過,因為沒有才有機會去獲得。

在得失之間,無所謂好與壞,一切不過是跟著因緣走。
保持一顆心的自由自在,輕輕鬆鬆跟著因緣走吧。
當你能夠把世事無常看透,也就是你真正長大(高明)的時候。

星期日, 4月 05, 2009

主管正在氣頭上,如何溝通?

2003年3月 CHEERS雜誌主講—蔡榭妮(佳姿氧身工程館營業總監)

主管在發火,該不該跟他談案子?為了避免自己像「飛蛾撲火」,有些原則,你一定要知道。
做主管的壓力不是一般做部屬的人能夠體會,不要把主管的情緒認定成個人情緒,應該只是短暫工作上壓力沒有辦法舒發而已。

如果一遇到主管在生氣,覺得害怕就不去接觸,不是一個很好的方式,因為你也許有一個很急的事情要馬上處理,馬上決定。

當然有的時候,可以把事情緩一下,如果是勢必要在眼前處理的事項,還是要鼓起勇氣去找主管。

惹火主管不要怕

如果不小心觸怒主管的時候,當下不要再說話了,不管是不是在罵你,或是批評你的報告,當下不要連連道歉,不然只會讓主管罵的更兇,因為主管當時的情緒無法確認你的道歉是否真心。

這時最好就是低頭,讓主管罵完,讓這個討論或會議結束,回頭再來檢討、修改自己的企劃或做法,讓主管知道你確實瞭解他所說的事情,再請主管指導修改。

我想主管所要的,是讓部屬瞭解的他的想法,知道怎麼改進,而不是部屬的道歉。

每個主管都希望他的部屬更好,那就代表他的工作成就,還有他的事業不斷進步,任何一個主管都不希望部屬每天都說「我會改進,」卻不知道該改進什麼。

避免再度引起主管情緒

當然,主管在氣頭上時,如果能謹慎處理,抓到溝通的要點,避免引起主管第二波的情緒,更是一門藝術。

如果看主管可能正在氣頭上,又要找主管談事情,可以出現在主管的眼前,讓主管看到你在等他,但至少離他三步的距離。

當時主管可能會繼續處理他的工作,一時之間不會抬頭看你,但他一定知道你有事情要找他,但他也許還在氣頭上,可能不會說話,也不會理你。

這時不用急著要主管馬上跟你談,可以讓主管有時間整理自己的情緒,也透過這種方式,也發出訊息讓主管瞭解,「我知道你在生氣,但這件事很重要,我想找你討論,」給彼此一點時間跟空間。

等主管開始問:「你有什麼事?」的時候,其實主管的情緒已經緩和一些,會比一開始劈頭就問主管的情況好一點。

這時和主管討論時,也許不用再文謅謅地說「經理,跟你報告一件事,」反而可以嘗試使用比較輕鬆的語言,像用一點點的台語和幽默來縮短彼此的距離。

另外,書面呈報也是很有效的溝通方式,讓主管的情緒不是在很理想的情況下,能先瞭解事情的內容後,再進行討論。

氣頭上千萬不要談「預算」

不過,當主管正在氣頭上的時候,其實有些事情不是很適合在當下談。

我認為,當主管的情緒很差的時候,最不要去討論的事情,就是預算,因為預算牽涉到錢,是一般主管最關心,也是最大壓力的來源。

像是全新的企劃案,或比較繁雜的事項,需要穩定的情緒和比較多思考的問題,特別是涉及到「錢」,就不適合在當時提出。

至於已經討論過的企劃的細部執行,或緊急的人事安排,就比較沒有問題。

比如說每一個營業點都必須有店經理,如果店經理臨時有事,就算主管在氣頭上,還是必須立即呈報處理,這也不會對主管火上加油,因為你是顧慮到公司的利益,不會造成主管的不快。

如果是事情出了差錯,要尋求主管協助,一定要先反省自己,如果不是曾經犯過的錯,就不是一個很大的缺失,因為人總是在經驗的累積中成長,但如果是曾犯過的錯,真的會把主管惹火。

當然,該做的事情一定不能擔誤,所以就算是主管最忌諱的問題,就算明知道是火上加油,也只好硬著頭皮找主管。

最後一點要注意的,當主管在氣頭上,你又去找他討論,他會特別記得你這個人還有案子,討論結束也很難會有好臉色,但不用因為害怕,就送小卡片或請吃飯。

與其之後寫小卡片或是請吃飯,倒不如讓討論的事情達到預期的結果,有好的成績才是給主管最大的安慰。

Darfon深圳品質團隊

Darfon深圳品質團隊
2008/12/5